Les services administratifs
Le Secrétariat Général
Le Secrétariat Général assiste le président de l’assemblée de la Polynésie française dans la direction des services de l’institution.
Il veille à la bonne exécution des décisions prises par le président, au respect des procédures et à la régularité des actes. Il coordonne l’activité des services administratifs.
Tous les services sont placés sous son autorité hiérarchique, sous réserve des dispositions de l’article 12 de l’arrêté n° 47/2018/PR/APF du 6 juillet 2018. Il peut recevoir du président délégation pour signer tous actes de gestion et décisions d’ordre administratif.
Il fait toute proposition tendant à l’amélioration du fonctionnement de l’institution.
Le président de l’assemblée fixe au secrétaire général pour la durée de la mandature les actions à entreprendre ainsi que les objectifs à atteindre, pour l’ensemble des services.
Chaque année, le secrétaire général rend compte au président de l’état d’avancement des actions réalisées par les services. Celui-ci est diffusé sous format numérique au personnel de l’assemblée.
Le Service des Travaux Législatifs
Le Service des Travaux Législatifs apporte le soutien nécessaire à l’examen par l’assemblée de la Polynésie française des projets ou propositions de textes qui lui sont soumis.
Il assure l’organisation et le suivi des travaux dans le cadre des commissions législatives et participe aux travaux des séances de l’assemblée ou de sa commission permanente
À ce titre, il assure :
l’attribution aux commissions législatives compétentes et la diffusion des projets ou propositions de lois du pays ou de délibérations, résolutions, vœux, motions, avis, rapports de toute nature, etc. ;
la préparation et la diffusion des rapports ;
l’examen et le suivi des amendements présentés ;
la coordination des travaux préparatoires et l’organisation des réunions des commissions législatives ;
la préparation et l’assistance lors des séances en session ordinaire, extraordinaire ou de la commission permanente ;
la gestion du temps de parole des séances de l’assemblée ou de sa commission permanente ;
la préparation des dossiers de séance ;
l’organisation de la séance des questions orales au gouvernement ;
la communication et le suivi des questions écrites au gouvernement ;
l’organisation des scrutins ;
l’enregistrement des débats ;
l’établissement des procès-verbaux de séances et des comptes rendus des commissions législatives ;
la traduction en langue française, dans les procès-verbaux, des interventions en langues polynésiennes ;
la traduction simultanée des interventions en langues polynésiennes lors des séances ;
les liaisons nécessaires avec le gouvernement.
Le service procède, le cas échéant, aux analyses juridiques jugées nécessaires pour l’examen des projets et propositions de texte déposés et formule toute proposition tendant à leur amélioration.
Le service est également chargé de l’organisation des travaux de la commission chargée de la préparation du budget de l’assemblée de la Polynésie française.
Le Service des Affaires Juridiques, du Contrôle et de l’Evaluation
Le service des affaires juridiques, du contrôle et de l’évaluation est chargé :
d’apporter son assistance au secrétaire général sur toute question juridique intéressant le fonctionnement de l’assemblée et l’activité parlementaire ;
de procéder à l’élaboration de texte et l’édiction de circulaire sur sa demande ;
de rédiger les demandes d’avis en application de l’article 175 de la loi statutaire ;
d’assurer le suivi et la mise en œuvre de la loi statutaire ainsi que du règlement intérieur de l’assemblée de la Polynésie française ;
de participer à l’élaboration de textes intéressant le fonctionnement de l’assemblée de la Polynésie française ;
de constituer et mettre à jour une base de données juridiques intéressant le droit parlementaire polynésien ;
d’élaborer et de mettre à jour la partie juridique et le statut de l’élu du site internet-intranet ;
d’assurer la défense des intérêts de l’assemblée de la Polynésie française dans les procédures contentieuses portées devant les juridictions de l’ordre administratif et judiciaire ;
de rédiger et d’assurer le suivi des saisines du conseil constitutionnel pour déclassement de disposition législative intervenue dans une matière ressortissant à la compétence de la Polynésie française ;
d’élaborer et de mettre à jour une base de données des contentieux intéressant l’assemblée de la Polynésie française ;
de porter à la connaissance des élus l’état et l’issue des contentieux ;
de formuler toute proposition tendant à faire évoluer le droit lié à l’activité parlementaire.
Le Service de la Communication, du Protocole et de la Sécurité
Le Service de la Communication, du Protocole et de la Sécurité élabore et met en œuvre les actions de communication et d’information destinées à faire connaître le rôle et les travaux de l’assemblée de la Polynésie française, à l’exclusion de toute communication relevant du cabinet de la présidence de l’assemblée, des groupes politiques et des représentants.
À ce titre il assure :
la mise en place et le suivi des actions de communication destinées à faire connaître le rôle et les activités de l’assemblée ;
l’édition des documents et supports de communication de l’assemblée ;
l’édition ou la coédition de livres relatifs à l’assemblée, à son histoire et à son patrimoine ;
l’organisation d’actions pédagogiques concourant à l’éducation à la citoyenneté, des expositions et des manifestations événementielles ;
le traitement des demandes d’information du public, la collecte et l’acheminement du courrier de l’institution ;
l’organisation et la conduite des visites guidées de l’assemblée ;
l’accueil des personnalités dans le cadre des visites protocolaires ;
l’accueil du public venant visiter le site de Taraho’i ou assister aux séances publiques ;
l’accueil physique et téléphonique ;
la participation à l’organisation des cérémonies comportant une représentation de l’assemblée ;
la préparation des missions, réceptions et actions de coopération de l’assemblée ;
l’organisation matérielle des réunions se déroulant à l’assemblée.
Le Service Informatique et des Systèmes d’Information
Le Service Informatique et des Systèmes d’Information assure le développement et la gestion des systèmes d’information nécessaires au président, aux représentants et aux services de l’assemblée.
À ce titre, il a en charge :
l’exploitation et l’évolution des infrastructures matérielles et logicielles (évolution du parc informatique, serveurs et PC) ;
la gestion électronique de documents et l’administration des copieurs numériques ;
la gestion de la téléphonie IP ;
l’administration et la sécurisation du réseau ;
l’assistance et la formation des utilisateurs ;
la maintenance informatique ;
le développement des sites internet, intranet et des bases de données ;
l’administration technique et fonctionnelle des applicatifs de gestion du personnel, du temps et des activités et de la rémunération ;
la captation des débats et la diffusion des séances sur internet ;
l’exploitation du système de conférence et de sonorisation de l’hémicycle et des équipements audiovisuels ;
l’assistance à la conduite des études techniques, le conseil et l’aide à la décision en matière de systèmes d’information.
Le Service Administratif et Financier
Le Service Administratif et Financier est en charge des opérations liées à la gestion des crédits de l’assemblée de la Polynésie française.
Dans ce cadre, il assure :
l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement des recettes et des dépenses de l’assemblée ;
l’établissement des ordres de déplacements et des réquisitions de transport ;
le remboursement des frais de passage et de missions ;
les abonnements téléphoniques ou autres ;
l’établissement des situations comptables mensuelles et annuelles ;
le suivi des crédits spécifiques destinés à financer sur la base d’une fiche projet, les dépenses liées aux visites de travail réalisées par une commission législative ou la commission de contrôle budgétaire et financier (CCBF), ainsi que les dépenses liées à l’organisation d’évènements portant sur des thématiques liées aux travaux législatifs ;
l’élaboration du compte administratif de l’assemblée ;
la préparation du budget de l’assemblée de la Polynésie française en collaboration avec le président et les questeurs ;
le suivi de l’état de l’actif de l’assemblée.
Le Service des Moyens Logistiques
Le Service des Moyens Logistiques gère l’ensemble des opérations nécessaires à l’équipement, l’entretien et la maintenance des bâtiments de l’assemblée de la Polynésie française.
À ce titre, il a en charge :
la gestion des moyens matériels et logistiques mis à disposition des représentants ;
les achats et la gestion des matériels et des fournitures ;
l’achat, la gestion et l’entretien des véhicules ;
la gestion du stockage ;
la tenue de l’inventaire physique ;
la gestion et la protection du patrimoine de l’assemblée ;
le soutien logistique aux évènements organisés par l’assemblée de la Polynésie française ou en partenariat avec l’institution ;
la programmation de l’étude et de l’exécution de tous les travaux neufs ou
d’entretien ;l’élaboration et le suivi des marchés publics ;
la définition des besoins en matière de maintenance, le suivi de l’exécution des prestations correspondantes ou la supervision des tâches confiées à des entreprises extérieures ainsi que les vérifications de leurs travaux ;
la tenue des registres de sécurité ;
l’entretien et le nettoyage des locaux, des jardins et des parkings.
Le Service du Contrôle des Dépenses Engagées
Le Service du Contrôle des Dépenses Engagées est chargé d’effectuer le contrôle préalable de l’engagement des dépenses de l’assemblée de la Polynésie française, sous l’autorité directe du président de l’assemblée de la Polynésie.
Une délibération fixe ses attributions et les modalités de son intervention.